新システム導入および定着化支援
2022.05.18.
経理アウトソーシング事例
| クライアント様の業種 | 不動産業 |
| 従業員数 | 100名 |
| 対象組織・部門 | 経理部 |
| GENの担当業務 |
買掛金支払管理・支払業務、業務改善 |
【課題】クライアント様がかかえていた課題
・発注管理システム導入に伴う社内フローの整備
・システム導入後の定着化
＜経緯＞
M社様は新しい発注管理システムの導入を予定していた。新システム導入にあたり、社内フローの整備が必要な
状況であった。
新システム導入後、新しいフロー・運用ルールの定着化についても様々な課題を抱えていた。
【支援内容】 GENによる支援内容
① 新システム導入と社内フロー・運用ルールの構築
GENは新システム構築のプロジェクトに加わった。
現行システムにおける発注申請～支払のフローについて、問題点・課題を確認し、改善策を検討した。
新システムに合わせた社内フロー・運用ルールを策定した。
② 新システム導入後のフォロー
（1）新システム導入後の課題のヒアリング
M社様の事務職の方々とミーティングを行い、新システム導入後に困っていることや課題をヒアリングした。
大きな課題としては、システム操作に関するわかりやすいマニュアルがないため、利用者によって、理解・認識が
ばらばらであるということであった。
（2）課題への対応策の策定
GENは、M社様の経理部の方々とミーティングを行い、対応策の検討を行った。
＜対応策＞
・新システムの運用ルールを明確にする。
・システムを利用する方々の認識を統一するために、操作マニュアルを作成する。
・新システムに使い慣れていない方や新たに入社された方へ、操作マニュアルに沿って研修を行う。
【成果】
GENが、新システムの操作マニュアルを作成し、運用ルールもマニュアルに明記した。
また、システム操作について、システムを利用する方々（事務担当の方々）へ研修を行った。
研修は、2,3名くらいの少人数で行い、個々のニーズに合わせた形式（リモート、もしくは対面）で行うようにした。
その結果、運用ルール、システムの操作方法について、M社様の社内で認識が統一され、システムの運用がスムーズに行われるようになった。
研修を少人数のグループ単位で行ったため、GENとM社様の事務担当の方々とのコミュニケーションが円滑になった。
今後も、さらなる課題への改善策の策定や、システムのデータ活用支援にも貢献していきたいと思う。
K. T.