経理業務におけるビジネスチャットとメールの活用方法
2022.05.20.
GENではコロナ流行以前から、効率的に経理業務を進めるために社員がビジネスチャットとメールを併用してきました。
経理業務におけるビジネスチャットとメールの使い分け、活用方法についてご説明します。
【１】ビジネスチャットとメールの特徴・比較
| ビジネスチャット | メール | |
| 作業スピード | 速い |
遅い |
|
履歴 |
残る | 残る |
| ファイル共有 | 可 | 可 |
| 利用目的・状況 |
・すぐ回答が欲しい |
・「確認した」「問い合わせている」などの 証拠（エビデンス）を残したい ・長文や丁寧なビジネス文書を送りたい ・後で見返す可能性がある |
【２】ビジネスチャットとメールのメリット・デメリット
| ビジネスチャット | メール | |
| メリット | ① コミュニケーション活性化 ② 時間短縮 ③ 複数での意見交換・進捗管理が容易にで きる |
① 証拠（エビデンス）として残せる |
|
デメリット |
① コミュニケーションの量が過度に増える ② チャット対応に追われて、逆に業務の効 率が低下する ③ 文章・データが埋もれて情報としてトレ ースしづらい |
① 相手が読んでくれたのかどうかわからな い ② 長文化し、伝えたいことが散漫になる ③ 転送や返信を繰り返すと情報を追いにく くなる |
【３】ビジネスチャットとメールの効率的な使い方
ビジネスチャットは、チーム内の社員、プロジェクトメンバーなど、複数の社員でコミュニケーションを取る、情報共有する場合に適しています。
GENにおいては、支払業務担当、入金確認業務担当といった担当業務ごとにグループを作成して、業務の進捗確認や情報共有を行っています。
リモートで1人で作業をしていると、わからないことや判断に迷うことが多々あります。例えば、請求書に記載された摘要の文言をどのように解釈して、仕訳を切るのかなど、1人で考えても判断できない場合があります。
そのような時に、チャットで気軽に質問を送ると、上司や同僚から迅速な回答が届きます。判断ミスをすることなく、効率よく業務を進めることができます。
一方で、問い合わせをして、やり取りした内容をエビデンスとして残したい場合は、メールを使うようにしています。
ビジネスチャット、メールのそれぞれの特徴を理解して、場面に合わせて使い分けることが大切だと思います。
O.