開発コーディネーター定例MT（2月実施）
2022.02.28
先日、2月度の開発コーディネーター（開発C）定例ミーティングを行いました。
定例ミーティングでは、担当業務における改善事例について情報交換を行っています。
今回は2つの事例について、各担当者から説明がありました。
【１】VBAによる作業の自動化について
クライアントA社の業務を担当しているスタッフから、VBAを使った改善事例がありました。
支払処理を行う前に、支払推移表を作成し、差異の原因、関連する証憑の確認を行っています。
支払推移表はExcelで作成しており、煩雑な手作業が多かったのですが、VBAツールの導入により作業負荷が大幅に軽減されました。
◇ 支払推移表とは
支払先ごとに、当月の支払予定金額と前月の支払金額を突合し、差異が発生しているか確認するための表。Excelで作成している。
＜改善前＞
購買システムから支払データを抽出し、手作業でデータを加工し、支払推移表を作成していた。手作業が多く、支払推移表完成まで時間がかかっていた。
業務の担当者が、煩雑な作業をなくし、作業負担を軽減する方法がないか、社内のIT技術者に相談した。
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＜改善後＞
社内のIT技術者が、煩雑な手作業を自動化できるVBAツールを作成した。
業務の担当者は、VBAツールを使うことにより、購買システムから抽出した支払データをExcelのテンプレートに貼り付けるだけで、支払推移表が作成できるようになった。
作業時間が大幅に削減され、作業効率があがった。
◇ ポイント
反復作業、人の判断を必要としない作業は、自動化に適している。
【２】業務プロセスの文書化による業務改善について
クライアントB社の経理業務において、業務プロセスの文書化をきっかけに業務改善が進みました。
◇ 経緯
B社において、業務システムの移行がありマニュアルの整備が必要となった。
各スタッフが自分の担当業務のマニュアルを見直すことにより、業務への理解度が深まった。
業務の目的、概要を文書化して整理していく中で、作業における問題点が見える化された。
◇ 見える化された問題点
業務システムのデータ取り扱いのルールが整備されていない。
◇ 対応
B社の社員の方々と問題点を共有。
業務システムのデータ取り扱いのルールを策定し、社内に周知した。
◇ 効果
社員の方々のデータ入力のミスが減った。
ルール策定に伴い、B社の社員の方々とのコミュニケーションが増えて、業務がスムーズに行えるようになった。
2つの事例を聞き、業務改善を行うにあたり、先ず、業務全体を俯瞰し、問題点はどこにあるのか考える必要があると思いました。
作業自体を改善するべきなのか、作業のルールに問題点があるのか、問題点を適切に把握することが改善への第一歩であると学びました。
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