KINTONEで集計の効率化と承認プロセスの実現!

お知らせ2019.11.25

Cybouz社のKINTONEを導入することで、
これまで抱えていた社内の問題点を改善することができましたので、ご紹介いたします。

GENでは、この2月までGoogleスプレッドシートにより、勤怠や日報に関する情報を集計してきました。

出退勤に関する時間情報の入力に加え、
どのような業務を行ったかといった業務内容を入力することで、
勤怠時間に関わる勤務表としての側面と、
業務内容を報告する日報としての役割を果たしてきました。

しかし、スプレッドシートでの運用では大きな2つの問題がありました。

集計・分析、そして承認プロセス(プロセス管理)です。

勤務時間の集計ではスタッフの増加ととも集計の手間が少しずつ増えていき、
集計業務の対応時間が増加し、手続きが煩雑になる傾向にありました。

日報には、どの業務にどの位の時間がかかっているか
といった情報があり、改善ポイントの見極めのために会社としてとても重要な情報となっています。
しかし、スプレッドシートで適切に情報を収集し分析していくには、
運用ルールで対応することに限界があり、システム化を検討する必要が出てきました。

承認プロセスについても、適切な稼働であるか、通勤経路や入力誤りはないかといったチェックを
していく必要がありますが、これもスプレッドシートの機能だけでは、
適切な承認プロセスの運用に難しい面がありました。

KINTONEでは、画面レイアウト(フォーム)を設定しアプリを作ると、データが蓄積されるデータベースが作成されます。
データベースから該当の月のデータを抽出・集計することで、スプレッドシートを集めて集計する手間はなくなり、とてもスムーズな集計・分析が可能になりました。

日報としても業務内容をリスト化してKINTONEで管理部門がマスタ管理することで適切な集計が可能となりました。

プロセス管理もKINTONEの標準機能として設定が可能な機能です。

スタッフはKINTONEの日報アプリで日々の稼働時間と業務内容を記入し承認申請します。
上長がチェックを行い、適切であれば承認し、問題があれば差し戻して修正、再度申請するルーチンがプロセス管理を設定することで簡単に構築できました。

KINTONEの良いところは、このような機能が特別な知識がなくても、作ることが可能というところです。
機能や項目を変更したい場合、開発会社や外部ベンダーに依頼することなく変更や作成していくことができます。

GENでは日報以外にも経費の申請、ミスの報告、上長とのコミュニケーションを図るといった数々のアプリを
内部で開発を行い、業務改善・効率化に役立ています。

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